詢價單是買方在採購產品或服務前，向一個或多個供應商發出的報價要求，英文通常稱為 Request for Quotation（RFQ）。它的目的不是要求供應商立即開發票，而是讓各供應商按相同規格、數量和交易條件提交報價，方便買方比較價格、交期和其他條款。
直接答案： 專業詢價單應清楚列出詢價編號、買方資料、產品或服務規格、數量與單位、交貨要求、幣別、稅項、付款條件、所需文件及回覆期限。買方應把同一版本發給所有候選供應商，收到回覆後先核對規格是否一致，再比較總成本與交付條件。
詢價單與報價單有甚麼分別？
兩份文件處於同一個採購對話，但發出方和用途不同：
| 文件 | 由誰發出 | 主要用途 |
|---|---|---|
| 詢價單／RFQ | 買方 | 列明需求，邀請供應商報價 |
| 報價單／Quotation | 賣方 | 回覆價格、交期、有效期及銷售條款 |
| 採購單／Purchase Order | 買方 | 選定供應商後正式確認訂購內容 |
| 發票／Invoice | 賣方 | 按已供應的產品、服務或付款安排請款 |
如果產品規格和數量已經相對明確，主要目的是比較價格和交付條件，使用詢價單通常較合適。如果買方仍未確定解決方法，需要供應商提出方案、方法和執行計劃，則較接近建議書徵求文件（RFP），不應只用一張簡單詢價單處理。
專業詢價單格式應包含哪些欄位？
1. 詢價資料
包括詢價單編號、發出日期、回覆期限、負責人姓名、公司名稱、電話和電郵。每次更新應保留版本，避免供應商按舊附件報價。
2. 品項、規格和數量
列明產品名稱、型號、SKU、材質、尺寸、顏色、服務範圍、數量及計量單位。不要只寫「辦公用品一批」或「設計服務一項」；規格越含糊，各供應商的回覆越難直接比較。
3. 交貨或服務要求
說明期望交期、交貨地點、分批交付安排、安裝需要、服務日期或項目里程碑。若運費、包裝或現場工作會影響總價，亦要在詢價時寫清楚。
4. 價格和付款條件
要求供應商標明幣別、未連稅及連稅金額、運費、最低訂購量、折扣、付款方式、付款期限和報價有效期。比較時應以完整落地成本為準，而不是只看單價。
5. 附件和證明文件
按需要附上圖紙、相片、規格表、物料要求或現場資料，並列明供應商須回覆的文件，例如產品目錄、測試證明、保養資料或公司資料。所有供應商應收到相同版本。
詢價單範例
| 欄位 | 範例內容 |
|---|---|
| 詢價單編號 | RFQ-2026-014 |
| 回覆期限 | 2026 年 11 月 12 日下午 5 時 |
| 品項 | A4 再造紙 |
| 規格 | 80gsm、白色、每箱 5 包 |
| 數量 | 20 箱 |
| 交貨地點 | 指定辦公室收貨區 |
| 要求交期 | 確認採購單後 7 個工作天內 |
| 供應商須列明 | 單價、總價、運費、稅項、付款條件及報價有效期 |
實際詢價時，可按行業加入尺寸、物料、圖則版本、服務時數、保養、安裝或分批交付欄位。重點是每一位供應商都根據相同條件回覆。
供應商詢價流程應如何安排？
- 確認需求： 先由使用部門確認規格、數量、預算範圍和需要日期。
- 建立同一份詢價單： 統一欄位、附件和版本編號。
- 發給合適供應商： 設定同一回覆期限和查詢窗口。
- 處理澄清： 若答案會影響報價，應把相同補充資料提供給所有供應商。
- 核對回覆： 先排除規格、數量或必要文件不符的報價。
- 比較完整條件： 比較總價、交期、付款、保養、風險和供應商紀錄，再作決定。
- 保留紀錄： 保存詢價單、附件版本、供應商報價、批核和最終採購單的關聯。
比較供應商報價時，不應只看最低價
可建立統一比較表，至少包括：
- 規格是否完全符合；
- 數量和單位是否一致；
- 單價、折扣、運費、稅項和其他費用；
- 交貨日期和分批安排；
- 付款期限和訂金要求；
- 保養、退換或售後安排；
- 報價有效期；
- 未回覆或需要澄清的項目。
如果供應商以不同假設報價，最低總額未必代表成本最低。應先把差異和排除項目列出，再要求供應商澄清或修訂。
供應商收到詢價單後，如何更快回覆專業報價？
對賣方而言，詢價單往往有明確回覆期限。InstantFlow 可讓團隊直接向 AI 業務代理 Genie 說明客戶、品項和數量，由 Genie 使用已儲存的客戶、項目、價格和存貨資料準備報價。資料齊全時，可在約 60 秒內建立報價初稿，讓團隊把時間用於核對規格、交期和條款，而不是逐項重新輸入。
團隊確認後，可以經電郵發送報價，或在流動裝置透過常用通訊工具分享。客戶接受報價後，可一鍵轉成發票，沿用已確認的客戶、數量和價格；亦可設定電郵跟進，減少詢價回覆後無人追蹤。想了解完整流程，可參考AI 報價及發票工具，或查看由報價到收款的報價到收款流程。
常見問題
詢價單是買方還是賣方發出？
詢價單通常由買方發出，用來邀請供應商按指定條件報價。供應商回覆的文件才是報價單。兩者應引用相同的詢價編號、品項和附件版本，方便日後追查。
詢價單一定要同時發給三間供應商嗎？
不一定。需要多少份報價應按公司的採購政策、金額、風險和供應市場決定。無論邀請多少間供應商，應確保各方收到相同規格和回覆期限，才可公平比較。
詢價單和 RFP 有甚麼分別？
RFQ 適合需求和規格已相對清楚、主要比較價格與交付條件的採購。RFP 適合問題已知但解決方法未定，需要供應商提出方案、方法、團隊和執行計劃的項目。
供應商沒有完全按詢價單回覆，可以直接比較嗎？
不應直接只比總價。先標示規格、數量、運費、稅項、交期或條款的差異，再要求供應商澄清。只有把比較基準拉回一致，價格比較才有意義。
結語：好的詢價單，讓回覆可以直接比較
專業詢價單的價值，不是把問題寫得越長越好，而是讓不同供應商根據同一組需求回覆。先固定規格、數量、附件和回覆期限，再比較完整成本和交付條件，能減少來回澄清和錯誤採購。
對經常收到詢價單的供應商，InstantFlow 可以把已儲存的客戶、品項、價格和報價流程連接起來，讓 Genie 更快準備報價、由團隊核對並跟進客戶，再把獲接受的報價一鍵轉成發票。延伸閱讀：AI 報價單生成器。
Michael Tang · 數碼內容經理
專注於數碼內容、AI 工具及企業科技趨勢，負責研究及整理實用資訊，將複雜的科技及 AI 應用轉化為清晰、易於理解的內容，協助香港企業及專業人士了解最新數碼工具及工作流程。
