餐廳如何即時核對供應商發票與送貨成本？

餐廳收到供應商發票時，總額看似合理，不代表每項食材都正確。訂購十公斤但實收九公斤、原訂品牌被替換、每箱和每公斤的單位不同、退貨未有折讓，或者供應商在月中更新單價，都可能令發票金額與實際送貨成本不一致。

餐廳供應商發票對帳的目的，是在付款前把「原本訂了甚麼」、「實際收到甚麼」和「供應商要求支付甚麼」逐項連起來。更廣的供應商單據流程可參考 餐飲供應商帳款與送貨單。這不但可以避免多付或重付，也讓食材成本及現金流管理建立在已核實資料上，而不是月底才估算差額。

發票、送貨單和收貨紀錄各自證明甚麼？

不同文件回答不同問題，不能互相取代：

只有送貨單和發票相同仍未必足夠。如果餐廳實際收到的重量較少，但收貨人沒有即時記錄，兩份供應商文件仍可能彼此一致，卻不代表應付金額正確。

甚麼是餐飲三方對帳？

三方對帳是把採購或訂貨紀錄、實際收貨紀錄，以及供應商發票放在一起核對。餐飲業不一定每次都有正式採購單，但仍應保留電話、WhatsApp、電郵或系統訂單中的品項、數量和議定價格，作為第一個比較基準。

逐項核對時，至少要比較：

• 供應商及相關訂單或送貨參考；
• 食材名稱、SKU、品牌及規格；
• 箱、包、件、公斤或其他計量單位；
• 訂購、實收和計費數量；
• 議定單價、發票單價及生效日期；
• 折扣、運費、按金或其他附加費；
• 退貨、短送、補送和折讓；
• 發票總額、到期日及付款狀態。

餐廳即時核對供應商發票的 6 個步驟

1. 落單時保留價格和單位

不要只記「牛肉十箱」。應保存品牌、規格、每箱重量、數量、議定單價、交貨日期和分店。若供應商報價只在訊息內出現，亦要把內容連到訂單參考，否則收到發票後沒有可靠基準。

2. 收貨時先核實數量、重量和品質

由指定員工按送貨單逐項點算或秤重，並記錄實際收貨。短送、破損、溫度或品質問題、替代品及即場退貨，要在送貨人離開前留下照片、備註和確認人。

3. 當日提交送貨單及異常資料

送貨單不應長期留在廚房、店舖或員工訊息內。當日拍攝或上載文件，並標明分店、供應商、收貨日期和相關訂單。資料越早集中，越容易在記憶仍然清晰時處理差異。

4. 收到發票後逐項比較

先核對發票編號是否重複，再比較每個品項的規格、單位、實收數量和單價。不要只比較總額，因為一項多收與另一項少收可能令總數看似接近，卻會扭曲不同食材的成本。

5. 把差異分開處理

可使用「待補送」、「待退貨」、「待供應商確認」、「待更正發票」、「待折讓」和「已核實」等狀態。未解決的差異不要直接混入已批准付款的項目，也不要只在總額中手動扣減而沒有原因。

6. 核實後才更新應付和食材成本

確認發票、退貨和折讓後，再把實際單位成本放入費用或食材成本資料，並安排付款。這樣管理層查看成本升跌時，看到的是已核實價格和實收數量，而不是未處理的供應商要求金額。

最常見的 7 種差異

單位不同

訂單以公斤記錄，發票卻以箱或包計費。應保存每箱重量或換算方法，將價格轉成相同單位後才比較。

價格在月中改變

供應商加價未必代表錯誤，但應有通知、生效日期和獲授權的人員確認。否則同一星期不同分店可能使用不同價格。

短送或漏送

發票按訂購數量計費，但實際收貨較少。要連結收貨備註，確認補送、更正發票或折讓安排。

替代貨品

原訂品牌或規格缺貨，供應商以另一項目代替。餐廳應記錄是否接受、替代品單價及品質影響，不能只沿用原訂資料。

退貨未有折讓

已退回的變壞、破損或不合規格食材，可能仍然出現在發票或月結單。應追蹤折讓單或更正文件，直至供應商帳戶餘額更新。

附加費或按金漏記

運費、急單費、容器按金或其他費用應有清楚名稱和依據。若只出現在發票總額而沒有說明，便難以判斷是否應付。

重複發票或重複計費

同一發票可能經電郵和紙本重複提交，或月結單再次列出已付款項目。發票編號、供應商、日期和金額應一起檢查，不能單靠檔名判斷。

如何由發票差異看食材成本？

餐廳核實發票後，可把不同包裝統一換算成每公斤、每公升、每件或其他實際使用單位，再比較供應商及期間價格。這樣才能分辨成本上升來自採購價、份量、損耗、替代貨還是銷量變化。

若某項主要食材的單位成本持續上升，管理者可以再檢查菜式用量、供應商選擇、餐牌價格及毛利。不過，發票價格只是食材成本的一部分；庫存變動、報廢、員工膳食和份量控制亦要另外記錄，不能只憑發票推斷完整毛利。

多分店如何分工，避免月底才找差異？

分店最了解實際收貨情況，中央採購或財務則掌握議定價格、發票和付款。流程可分成：

1. 分店在收貨當日確認數量、重量、品質及異常。
2. 中央採購核對訂單、議定價格和替代安排。
3. 財務核對發票、折讓、到期日及付款狀態。
4. 管理層查看仍未解決、金額較大或重複出現的差異。

所有分店應使用相同的品項名稱、單位、差異原因和文件狀態。否則中央仍要逐間店重新解讀資料，無法即時比較供應商表現。

InstantFlow：準確擷取供應商單據，讓 Genie 協助找出要核對的成本資料

InstantFlow 可以把餐廳上載的供應商收據或發票轉成可搜尋的資料，擷取供應商、日期、單據編號、金額、貨幣、項目內容及其他可辨識欄位，並按內容自動建議費用分類。對中英文混合、不同版面和大量品項的單據，負責人可直接對照原始文件覆核，修正模糊或未完整識別的內容，再確認資料。

這對供應商發票對帳的幫助，是餐廳不用先逐行抄入試算表，便可以較快整理每張單的供應商、品項和金額，然後與收貨、送貨及議定價格資料核對。使用者仍應確認單位、實收數量、退貨和折讓，尤其是手寫更改或未在發票上清楚列出的差異。

整理後，管理者可以直接問 AI 業務代理 Genie 與成本核對相關的問題，例如：「今個月某供應商有哪些發票？」、「哪些食材分類的支出較上月高？」、「某供應商最近的項目金額如何變化？」或「有哪些單據資料仍需要覆核？」Genie 就像一位熟悉餐廳支出資料的全職財務同事，協助團隊找出應優先查看的記錄。

InstantFlow 的價值不是代替收貨人確認貨物，而是把原本散落的供應商單據轉成準確、已分類和可查詢的成本資料，令餐廳由收貨差異到付款覆核的流程更快完成。

餐廳供應商發票對帳清單

• 供應商和發票編號正確，沒有重複提交。
• 發票可連回相關訂單、送貨及收貨紀錄。
• 品項、品牌、規格和計量單位一致。
• 計費數量與實際收貨數量一致。
• 單價與議定價格及生效日期一致。
• 短送、替代、退貨和補送已有處理結果。
• 折扣、折讓、運費及按金有清楚依據。
• 差異已由負責人確認，發票才標記為可付款。
• 核實後的單位成本已更新至相關費用資料。

常見問題

餐廳三方對帳是哪三份資料？

一般是採購或訂貨紀錄、送貨／實際收貨紀錄，以及供應商發票。三者分別代表原本訂購、實際接受和供應商計費內容。餐廳沒有正式採購單時，也應保留訊息、電郵或電話落單紀錄作比較基準。

沒有採購單，仍可以核對供應商發票嗎？

可以，但證據會較弱。可先使用供應商報價、WhatsApp、電郵、歷史價格及收貨紀錄核對，再由授權人確認。之後應至少為每次落單保留品項、數量、單位、價格和日期，避免每次都依靠記憶。

發票單價與原先報價不同，應該如何處理？

先確認單位和規格是否相同，再查找供應商加價通知、生效日期及內部批准。若沒有獲確認的價格變更，應把項目標為待核實，要求供應商更正發票或提供說明，不宜直接按新價格付款。

短送但供應商答應下次補貨，發票可以先付款嗎？

要按合約、金額及餐廳審批政策決定。無論是否先付款，都應記錄短送數量、補送承諾、負責人和截止日期，並把補送連回原發票。若沒有後續紀錄，差異很容易在月結時消失。

InstantFlow 如何協助核對供應商發票和食材成本？

InstantFlow 可擷取供應商、日期、單據編號、金額和項目內容，自動建議費用分類，減少逐行輸入。團隊可向 Genie 查詢指定供應商、期間或費用類別的單據和支出變化，更快找出需要核對的資料；實收數量、單位換算、退貨和折讓仍應由餐廳按原始收貨紀錄確認。

結語

餐廳供應商發票對帳不應等到月底才比較總數，而要在落單時保存價格、收貨時記錄實際數量，收到發票後逐項核對，再把差異分開處理。只有核實後的數量和單價，才適合用來更新應付帳款及食材成本。

餐廳可以先選一個主要供應商試行：當日提交送貨單和異常資料，把發票上載到 InstantFlow 擷取及分類，再用 Genie 找出相關單據和支出資料。亦可參考 收據系統指南 及 InstantFlow 的 餐飲業方案。當三份資料可以穩定連起來後，再擴展至其他供應商和分店。