顧問與代理如何追蹤未收款項？由自動報價系統到逾期跟進

顧問和代理公司完成工作，不代表款項已經收到。訂金、里程碑費用、月費、額外工作和代墊開支可能分開開票；如果付款狀態散落在電郵、WhatsApp、試算表和銀行紀錄，團隊很難知道哪一筆只是未到期、哪一筆正在核對，以及哪一張已經逾期。

顧問未收款追蹤應由自動報價系統或報價流程開始。當客戶接受價格、付款節點和條款時，系統便應建立之後的開票及跟進基準，而不是等到月底才由銀行入帳倒推哪些客戶仍未付款。

先分清楚「未收款」的狀態

只使用「未付款」一個標籤，會令團隊對所有客戶採取相同做法。清楚狀態能避免過早催款，也不會讓真正逾期的項目被其他待核對款項掩蓋。

自動報價系統如何影響之後的收款？

報價階段應設定：

• 簽約或接受報價後的訂金比例；
• 每個里程碑的開票條件；
• 月費或 Retainer 的開票日期；
• 額外工作如何批准及收費；
• 發票到期日和付款方式；
• 客戶應提供的採購單、供應商登記或付款資料；
• 逾期後的提醒及暫停服務安排。

這些資料若在客戶接受報價時已經結構化保存，之後建立發票、判斷到期日及處理爭議便有同一個基準。若報價只是一份無法追蹤的 PDF，財務仍要重新輸入條款和日期。

顧問應收帳款的 7 步流程

1. 客戶接受報價後建立收款計劃

按訂金、里程碑、月費或尾數列出預計開票日期、金額、觸發條件和負責人。不要把所有收入只放在合約總額之下。

2. 達到條件後立即開票

交付完成、月份開始或里程碑獲確認後，應在指定時間內發出發票。延遲開票會直接推遲到期日，也令客戶採購或應付帳款程序更遲開始。

3. 保存發送和接收紀錄

記錄發票發送日期、收件人、發送渠道和文件版本。高金額或企業客戶可再確認發票已進入正確的應付帳款流程，而不是只寄給項目聯絡人。

4. 在到期前發出提示

到期前數日可發友善提示，重列發票編號、金額、到期日和付款方法。提示的目的，是及早發現文件、採購單或付款資料缺失，而不是等逾期後才處理。

5. 到期後按級別跟進

可按逾期日數設定不同動作，例如第一階段電郵提醒、第二階段由項目負責人聯絡、第三階段由管理層確認付款計劃。重大或長期欠款應按合約和專業意見處理，不應只靠重複發同一封訊息。

6. 每筆入帳對應發票

記錄付款日期、金額、方式、交易參考和抵銷的發票。部分付款、一筆款項支付多張發票，或扣除銀行費用時，都要留下清楚分配，避免已收款仍顯示逾期。

7. 每星期查看例外

管理層應查看待開票、即將到期、逾期、爭議、部分付款和承諾付款失約的項目。團隊優先處理例外，比逐張打開所有發票有效。

用帳齡表決定跟進次序

可把未收款按到期日分成未到期、逾期 1–30 日、31–60 日、61–90 日及 90 日以上，再加上金額、客戶、項目負責人和爭議狀態。帳齡表不是只用來追數，也可以看出：

• 哪些客戶經常遲付；
• 哪些項目常在驗收或文件階段卡住；
• 哪位負責人需要補充付款資料；
• 未收款是否集中在少數客戶；
• 預計現金流是否需要調整。

高金額但未到期的發票未必需要催款；金額較小但長期爭議的項目，反而可能反映流程問題。跟進次序應同時考慮日數、金額、原因和客戶關係。

如何處理部分付款和有爭議發票？

部分付款要記錄已付及未付餘額，並確認客戶是按里程碑、扣除費用，還是暫時保留爭議部分。不要直接把原發票標記為已付款。

如客戶只爭議其中一項，應把無爭議金額和爭議金額分開跟進，保留相關報價版本、交付證明、驗收紀錄和溝通。這讓團隊可以處理真正問題，而不是讓整張發票無限期停留在「未付款」。

InstantFlow：由 Genie 建立報價，一路跟到發票收款

使用者可以直接向 AI 業務代理 Genie 說明客戶需求、服務項目、訂金、里程碑和付款條款，由 prompt 生成報價單。需要修改範圍、到期日或條款時，也可以用 prompt 更新；客戶接受後，報價可一鍵轉成發票，減少再次輸入客戶、項目和金額。

發票發出後，InstantFlow 讓團隊在同一平台查看客戶、報價、發票和付款狀態，並安排自動跟進電郵。文件可透過電郵、WhatsApp 或其他溝通工具分享，讓項目負責人和財務使用同一份紀錄，不必各自維護追款試算表。

管理者亦可問 Genie：「今個月有哪些發票未收款？」、「哪些客戶已逾期超過 30 日？」、「哪些發票只有部分付款？」或「哪個項目的尾數仍未開票？」就像有一位熟悉應收帳款的全職財務同事，協助找出優先處理項目。

InstantFlow 的優勢是把自動報價、發票生成、分享、提醒和狀態查詢連成同一條 報價到收款 流程，讓顧問公司更早發現卡住的款項。建議書轉發票可參考 顧問與代理：報價轉發票。

常見問題

顧問公司應在發票到期前多久提醒客戶？

可按客戶付款流程設定，例如到期前 3 至 7 日發提示。重點是確認發票已收到、資料齊全並進入付款程序。大型客戶若需要採購單或多層審批，應更早確認。

客戶只付部分金額，發票應標記為已付款嗎？

不應。要記錄已付金額、日期、交易參考和剩餘餘額，並確認差額原因。只有整張發票結清或按正式調整處理後，才應標記為已付款。

有爭議的發票是否仍應繼續催款？

應先分辨無爭議和爭議金額，指定負責人處理範圍、驗收或文件問題。催款訊息亦應反映實際狀態，而不是忽略客戶提出的問題重複發送標準提醒。

帳齡表多久查看一次？

小型顧問團隊至少每星期查看一次；開票量大或現金流緊張時可更頻密。每次應同時更新承諾付款日、爭議原因和下一步，而不只是重新計算逾期日數。

InstantFlow 如何協助追蹤未收款項？

InstantFlow 可由 Genie 生成報價，把已接受報價一鍵轉成發票，集中顯示客戶、文件和付款狀態，並安排自動跟進電郵。團隊可透過 Genie 查詢待開票、部分付款和逾期項目，再按風險及承諾日期跟進。

結語

顧問未收款追蹤不應由逾期當日才開始。報價一經接受，便要建立開票節點、到期日、付款狀態、提醒和負責人；入帳後再逐筆對應發票，團隊才能掌握真正應收餘額。

顧問或代理公司可以先在 InstantFlow 選一個真實項目，由 Genie 建立含付款節點的報價，轉成發票、分享給客戶並設定跟進，再查詢未收款狀態。亦可參考 小型企業發票軟件。當整條流程清楚後，再套用到其他客戶。