顧問公司如何開立每月保留費／月費發票？

Retainer 可譯作每月保留費、月費顧問服務或定期服務費。客戶支付固定金額，換取顧問在指定期間提供持續支援、預留服務能力或完成議定工作。對顧問公司來說，月費可以令收入較穩定；對客戶來說，亦不必每次提問都重新取得報價。

但顧問公司月費發票不能只寫「顧問費一個月」。如果服務範圍、包含時數、額外工作、未用額度和開票日期不清楚，雙方很容易對「今個月應該包括甚麼」有不同理解。

四種常見 Retainer 模式

固定服務範圍

每月提供指定工作，例如一次策略會議、月度報告和電郵支援。重點是列明交付內容、頻率和不包括項目。

預留時數或服務能力

客戶每月購買一定顧問時數或優先支援時段。要說明時數如何記錄、最低計費單位、超額費率，以及未用時數能否帶到下月。

持續管理服務

顧問或代理持續管理某項職能，例如廣告、內容、IT 支援或營運分析。月費可能包括固定工作，第三方支出、媒體費或特別項目則另計。

預付金或費用按實際扣減

客戶先支付一筆金額，顧問按實際工時或工作扣減。這與固定月費不同，發票和月結報告要顯示期初額、使用額和剩餘額，並說明何時需要補款。

合約和報價要先寫清楚的 9 件事

1. 服務期間： 起始日期、最短期限、續期和終止通知期。
2. 每月服務範圍： 包括的會議、報告、支援渠道和交付內容。
3. 包含時數或數量： 每月可用時數、工作件數或活動次數。
4. 回應時間： 一般和緊急要求的服務時段及優先級。
5. 未用額度： 是否失效、可帶到下月，或有累積上限。
6. 超額工作： 額外時薪、固定費或需要另行報價的情況。
7. 第三方開支： 差旅、媒體、軟件或外判費是否另計及如何批准。
8. 開票和付款： 預先或期後開票、發票日期、到期日和付款方式。
9. 調價規則： 價格檢討日期、通知期及新價格何時生效。

月費應該預先還是期後開票？

預先開票

適合預留服務能力、固定範圍或月初已承諾資源的 Retainer。發票可清楚寫明服務月份，例如「2026 年 11 月顧問月費」，避免客戶把發票日期誤解為服務期間。

期後開票

適合按實際時數、活動量或可變工作計費。顧問應提供時數、工作或費用摘要，讓客戶知道總額如何形成。

固定月費加額外工作

可在同一張發票分開列出固定月費和已批准的額外工作，也可以按客戶採購流程另開發票。無論哪種方式，都要連回批准紀錄，避免額外項目看似重複收費。

一張清楚的顧問月費發票要有甚麼？

• 顧問公司和客戶的法定資料；
• 發票編號、發出日期和到期日；
• 合約、報價或項目參考；
• 涵蓋的服務月份；
• Retainer 方案或服務名稱；
• 固定月費、包含數量或時數；
• 額外工作、超額時數或已批准開支；
• 折扣、Credit Note 或上期調整；
• 貨幣、付款方法和付款參考；
• 適用的稅項或其他必要資料。

發票應讓客戶的應付帳款團隊單看文件便知道「哪個月份、哪份合約、甚麼服務、何時付款」，不必每月再向顧問查詢。

每月開票流程

1. 月結前確認客戶和方案

檢查合約是否仍有效、價格是否更新、客戶資料有沒有變更，以及本月是否暫停、升級或終止服務。

2. 覆核本月服務和額外項目

確認固定範圍已提供，整理時數、會議、報告和獲批准的額外工作。若有客戶爭議，應先分開處理，不要把不清楚的項目直接加入發票。

3. 建立有正確服務期間的發票

不要只複製上月 PDF 後改日期。應沿用客戶和服務資料，但重新確認服務月份、價格、到期日、額外項目和付款資料。

4. 發送給正確收件人

項目聯絡人未必是負責付款的人。保存採購單、供應商編號、應付帳款電郵和其他提交要求，減少發票被退回。

5. 記錄付款和跟進

按發票編號記錄付款日期、金額和交易參考。到期前可發提示，逾期後則按既定級別跟進，避免月費連續數月累積未收款。

未用時數、超額工作和調整怎樣處理？

未用時數是否失效或累積，應由合約決定。若容許帶到下月，要設定有效期和上限，否則未用額度可能不斷增加，超出團隊日後可交付能力。

超額工作應先獲客戶批准，再按合約費率或獨立報價計費。發票可分開列出月費和超額項目，並註明批准日期或工作參考。

如上月多收、少收、暫停服務或取消部分工作，可用調整項目或 Credit Note 清楚反映，不要直接更改已發出的歷史發票而沒有紀錄。

InstantFlow：用 Genie 管理每月顧問費、條款和跟進

顧問公司可以在 InstantFlow 保存客戶、Retainer 服務、月費、包含內容和付款條款。使用者只需向 AI 業務代理 Genie 說明服務月份和需要加入的額外工作，便可由 prompt 生成月費發票；需要修改未用時數、超額費率或備註時，也可以用 prompt 更新內容。

當某個顧問方案的價格在 InstantFlow 更新後，之後使用該服務項目建立的新發票可使用最新價格，不需要逐張新發票重新修改。已發出或已確認的文件則保留原有版本，讓價格調整和服務月份有清楚分界。

發票可透過電郵、WhatsApp 或其他溝通工具分享，團隊亦可安排自動跟進電郵。管理者可以直接問 Genie：「今個月哪些 Retainer 發票仍未發出？」、「哪些月費已逾期？」、「某個客戶今季有多少額外工作？」或「哪些顧問方案即將續期？」更快掌握每月例外。

InstantFlow 把月費服務資料、發票、額外工作和付款狀態放在統一平台，讓顧問公司不必每月由舊 PDF 和試算表重新建立整個流程。延伸閱讀：顧問與代理：報價轉發票、顧問未收款追蹤。

常見問題

Retainer 和訂金有甚麼分別？

Retainer 通常用來換取一段期間的持續服務或預留能力；訂金則多數是一次性項目開始前支付的部分款項。實際性質要看合約，不能只按名稱判斷。

顧問月費應該月初還是月尾開票？

固定範圍和預留能力通常適合月初預先開票；按實際時數或用量計費則較適合期後開票。關鍵是合約、發票服務期間和客戶預期一致。

未用完的顧問時數需要退回或累積嗎？

沒有單一答案。可設定當月失效、有限度帶到下月、轉換成其他服務或按指定情況調整。規則應在合約和報價中寫明，並設定累積上限。

額外工作應放在月費發票還是另開一張？

視乎客戶採購和內部管理需要。放在同一張發票可集中查看，但應分行列出並連到批准；另開發票則適合不同項目、預算或付款負責人。兩種方式都要避免重複計費。

InstantFlow 如何協助顧問公司開立月費發票？

InstantFlow 可保存客戶、Retainer 服務、月費和條款，讓團隊向 Genie 說明服務月份及額外工作後生成發票。新文件可沿用最新服務價格，並透過電郵、WhatsApp 或其他工具分享、安排自動跟進，再由 Genie 查詢未開票、逾期和續期項目。

結語

顧問公司月費發票的重點，是每個月份都能清楚對應服務範圍、包含時數、額外工作和付款狀態。只要在合約先定義規則，再用一致流程覆核、開票和跟進，Retainer 才能真正帶來穩定收入，而不是每月重複查數。

顧問公司可以先在 InstantFlow 建立一個 Retainer 服務和真實客戶，請 Genie 生成指定月份的發票、加入已批准額外工作並安排跟進。比較報價到收款工具亦可參考 小型企業發票軟件。測試一次完整月結後，再套用到其他月費客戶。